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文档管理软件与协同办公OA的区别

时间:2017-01-19 10:25:55

       当今,越来越多的企业选择一些工作流程管理系统应用,其中协同办公OA是一款众多知晓的协同办公软件,那么还是有人会不了解协同办公OA和文档管理的区别。也有很大一部分人误认为文档管理系统就是协同办公OA的一部分,但如果你深入去了解的话,会发现协同办公OA与文档管理系统其实有着很多地方的不同。下面让我们来重新认识一下协同办公OA与文档管理。

        什么是协同办公OA?OA——即办公自动化(office automation),本意为利用技术的手段提高办公的效率,进而实现协同办公的自动化处理,是面向组织的日常运作和管理,员工及管理者使用频率最高的应用系统。是基于工作流的概念,使企业内部人员遵从协同办公OA设定的工作流程,处理日常事务,提高办公效率。是对企业办公过程中产生的一些有形的信息和日常的办公流程进行管理,以提升办公的效率和企业管理的规范性。

协同办公OA.png

        什么是文档管理系统?文档管理系统(document management system,简称DMS)或者数字资产管理系统(digital asset management system,简称DAM),主要是用来管理我们常用的一些文档、图纸、视频和音频等信息内容。文档管理系统的核心价值是帮助企业进行电子文档生命周期的管理,构建极其方便的文档使用环境,为企业传承文档财富。

        协同办公OA是以网络为基础、以工作流为中心,为企业提供电子邮件、目录服务、群组协同等基础支持,实现了企业的公文流转、表单管理、流程审批、会议管理、制度管理等功能。最根本作用就是解决多人员、多部门的高效协同办公问题,而这个工作正是通过流程管理来完成的,流程管理贯穿整个协同办公OA系统,也正因为强大的流程管理,OA办公系统才能够真正实现解决信息孤岛,打破部门壁垒的作用。

协同OA.png

        文档管理系统则是一个文件操作的工具平台,专注于操作性、安全可控性、管理规范性等方面,与这是文档管理系统与协同办公OA的根本区别所在。协同办公OA固然对于企业的工作流程管理能够有很好的效果,但对于企业高达80%的非结构化数据缺乏有效控制。

        企业在运营过程中,经常会 出现数据丢失、机密外泄、信息检索困难、文件损坏、文档版本多样、信息共享滞后、操作历史不清等一系列情况,这些问题往往会造成时间浪费,沟通困难、安全隐患,导致企业管理困难、利润减少、纸张资源成本居高与工作进度的拖延,影响企业的良性发展。企业要想解决这些棘手的问题,就必须要借助文档管理软件。

        以业内知名易度文档管理系统为例,为企业文档提供了专业海量存储,提供了数据安全、版本控制、文件分享、快速搜索、文件操作日志等多项针对文档管理的解决方案,其功能的全面性与专业性,是协同办公OA所不能比拟的。

        协同办公OA与文档管理软件有着相辅相成的关系。企业对电子管理的需求绝不仅仅停留在单一的业务流管理或文档管理上。然而,有60%以上的企业知道协同办公OA,而在这些企业中认识到文档管理系统的仅点到30%。我国还有很大一部分企业对文档管理系统没什么概念,导致企业在信息管理中缺少了至关重要的一环,影响了企业的发展。

协同办公.png

        有一种更好的解决方案,将文档管理建设在BPM流程管理中,与协同办公OA并存。在顶点BPM管理系统上文档管理是作为一个很重要的内容,与协同办公OA相辅相成,做到统一标准、统一交换、统一管理、统一认证、互联互通和资源共享,构建开放性好、兼容性强的协同办公管理应用开发平台。企业要想提高自身效率,在日益激烈的竞争中脱颖而出,LiveBPM快速开发平台,是新一代一体化协同办公OA系统,是企业提高自身效率的重要管理软件。

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