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把握内控契机 赢在流程管理

时间:2009-12-02 15:34:39

        某大型油气公司(下简称A公司)是中国油气行业占主导地位的最大的油气生产和销售商,是中国销售收入最大的公司之一,也是世界最大的石油公司之一。

        A公司作为在美国纽约证券交易所上市的公司,面对萨班斯法案的挑战,内控管理的重要性不言而喻。要提高财务报告的可靠性,实现对现行法规的遵从,并提升经营的效果效率,关键在于对企业工作流程管理和监控。为支持内控手册信息化、内控审计测试自动化、流程绩效监控等内控管理需求,以及全面业务流程管理的应用需求,A公司于2006年8月开始与顶点信息公司合作,基于APEX-BPM软件,实施内控管理信息平台和业务流程管理平台项目。截止2007年10月,项目第一阶段建设工作完成,建立起了满足萨班斯法案要求的流程管理信息系统,达到了萨班斯法案对内部控制、评测、审计、报告、披露和归档等方面的要求。系统的上线直接助力A公司于2007年底顺利通过了纽约证券交易所的年度内控审计,为全面开展业务流程管理与风险管理工作打下了良好的基础。

        手工内控费时费力

        A公司作为国内特大规模的企业,拥有百余家分公司和许多下属行政管理单位。股份公司内控部在每个单位都设有内控直属部门,按照其自身规模,人数从1至3人到10几人不等。传统的人工审计流程极为漫长,负责审计的人员之间有明确的工作划分,一旦涉及到流程调整的问题,就要求被审计单位的该部门负责人亲自到场。到年审大关时,很多被审计单位就带领各部门骨干入住审计人员所在的旅馆,随叫随到,发现问题在现场修改完善,每年由此产生的成本费用多达数百万。

        “虽说内控是在美上市公司的必修课,企业在这方面的花费应与其重要程度成正比,但手工审计暴露的弊端不能忽视。比如,审计人员不易审计、流程发现问题不易修改、各单位上交流程手册格式不同、同类企业信息相对独立、没有参照、复制的可能等等。”顶点信息BPM项目经理说。

        赢在流程管理

        面对庞大的流程体系和复杂的审计流程,内控电子化迫在眉睫。2006年,A公司开始针对内控管理系统进行选型,与顶点信息r公司同时进入A公司视线的还有两家知名厂商,其公司知名度不输于顶点信息。顶点信息最终脱颖而出的秘诀在于:实施方案将内控置于流程管理这一大的管理平台之上,而不仅仅专注在内控。

        作为特大型企业,因发展历史长,分支企业和单位多样化,同样的业务在不同子单位的流程、执行部门、管理依据都不同。A公司认识到,企业的生命和发展在于科学管理,而科学管理的前提和基础是确保同类业务的管理发展方向一致,达到管理的规范化和标准化。为实现这一目标,需要对业务差异进行分析,对企业业务流程进行清晰的梳理、动态的分析和即时的调整。

        萨班斯法案出台之后,很多企业都开始考虑应对措施。许多在美上市的企业本身并没有明确的流程手册,而在管理进程中通过与供应商的接触通常会涉及到由各种项目触发的业务流程的再造,或重新设计财务流程的情况。此时就极有可能发生再造流程与固有流程形成并列关系,流程与流程间要素不统一,也没有太多交集等情况。直接导致对业务部门职责的描述更不明确,甚至造成部门之间的沟通障碍。由此原因带来的企业多套流程的状况也会造成企业用于系统维护、支持的成本增加,造成更多的浪费。

        “顶点信息主张内控是流程管理平台上的一道大菜、一个主题,因此我们的方案将内控管理置于整个流程管理平台之上。我们认为企业只应在这个统一的平台上拥有一套唯一的、规范化的业务流程。A公司正是认可了这个概念,才选中了顶点信息为合作伙伴。”顶点信息B项目经理说。“从2006年8月合作伊始到2007年10月,项目团队完成了A公司流程管理平台建设的第一阶段工作,在其上实现了内控电子化及流程规范化的工作,并于2007年5月完成了内控审计在线测试。此后,审计过程改为直接调用电子信息数据,同时利用软件将问题流程梳理出来,统一修改,过程时间明显缩短,大大缓解了内控工作的时间压力,同时也节省了大量成本。更重要的是,A公司初步实现了流程的规范化管理,战略、制度得以落地、落实、职责被清晰分解到岗位。”

        战略可视化,职责清晰到岗

        A公司的战略目标是打造世界级综合性能源提供商。但要让流程中的每一个岗位都清楚地认识到企业的战略目标,并明白自己需要为实现这一战略目标做些什么工作,绝非易事。在项目实施过程中,通过培训,A公司负责流程规划的人员能够在现场将自己部门的流程绘制出来,每一项绘制步骤都严格参照统一的ARIS建模规范。在这个过程中,企业的战略目标、制度职责被分解、细化到每一个岗位,每一个岗位的员工都能够在流程图上清楚地看到自己的职责,对哪些工作负责。A公司在经过这样的流程梳理后,其战略目标、组织任务、流程三者之间形成了三角关系,从而能够通过制定战略目标来规定组织任务,进而在流程中找到对应岗位的职责,并形成岗位职责规范。

        通过流程的规范化管理,A公司同岗不同责的问题基本得到解决。例如,A公司下属18000多个加油站通过流程规范化,明确了加油站经理的职责,基本实现同质化服务。当各加油站经理在不同加油站间调动时,也是全部统一职责。

        共同飞得更高

        在一期项目获得成功的基础之上,A公司将和顶点信息进一步展开合作。在二期项目中,顶点信息的专家团队将为A公司实施业务流程精细化管理、流程绩效监控等方案,为A公司打造更加精细化的流程管理平台,实现流程的闭环管理。同时,顶点信息还将针对如法律风险防控等主题与A公司共同向全面风险管理的更高目标迈进。


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