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新华都-费用管控平台

关于新华都

福建新华都购物广场股份有限公司是福建省最大的商业企业之一,主营业务为大卖场、综合超市及百货的连锁经营。目前,新华都已在福州、厦门、漳州、泉州、三明、龙岩、莆田、南平等地市拥有了大规模优质的门店网络。

新华都将始终坚持“顾客第一、保证满意”的服务承诺,在满足广大顾客需求的基础上,结合当前先进的发展管理理念,不断壮大自己,加快向外拓展的步伐。为了更好的适应企业的业务发展,推动企业管理的转型升级,新华都将企业管理工作不断深入推进,采用信息化方式建立起以费用管控、组织协作为核心,以流程管理为主体的目标管控体系,全面梳理内控制度和流程,进一步提升精细化管理水平,强化成本控制与费用管控,为企业经营的科学高效管理奠定了坚实的基础,促成企业商业模式的全新转型。

构建总部、区域、门店三级管控模式,引领企业管理模式创新

对于企业人员费用报销单据填写不规范、效率低下、审核流程难以固化等诸多问题。新华都通过建立费用报销业务的流程闭环管理,实现了集团总部、区域、门店在线填写费用报销申请,信息自动流转到相关部门领导审批,形成部门领导、逐级负责、层层把关,进一步加强费用报销管控力度。同时从传统的人工审批到电子化流程审批,大大提升了财务报销工作的效率。

除此之外,对于经常外出或出差的商务人士,可以通过移动客户端发起流程、审批流程、报销任务提醒以及实时查看公司新闻、通知公告等应用。

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流程精细化管控,促进企业管理水平提升

费用报销是企业会计人员日常处理最多的事务,规范性强、重复度高、工作量大,因此建立一套及时、高效、规范的费用报销管理平台是企业当务之急。新华都借助顶点LiveBPPM平台构建费用管控平台,将公司的业务流程进行梳理和调整,并且将公司费用报销制度进行固化和规范操作,可以满足集团上千员工的费用报销申请,包括差旅费、招待费、培训费、广告费、宣传费、包装费、通讯费、福利费等等。在费用报销时,系统能够实现自动判断当前申请人员是否还有借款未归还,提醒申请人员在报销时冲抵借款金额。同时支持对外客户的费用报销、供应商付款等费用流程。

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图:差旅费用报销

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图:差旅费报销明细

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图:招待费用报销明细

目前,项目的流程实施贯穿到新华都总部以及10多个部门包括办公室、财务部、人力资源部、行政法务部、内控审计部、战略发展部、物流管理部、资产采购部、超市事业部等。

强化报销工作台账,提高企业资金管控

建立健全的报销工作台账包括(员工借款、客户付款、供应商付款、预提冲销)进行记录、保管、核实。对每一笔费用产生的详细交易明细、处理记录、审批过程、经办人等信息进行定期审查,还可以查看到具体人员报销情况,并且系统自动判断当前申请人员是否还有借款未归还、预付款、预提算的情况,自动提醒申请人员在报销时冲抵借款金额、冲抵预付款、冲预提。

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费用报表一键分析,企业快速扩张更无忧

随着集团规模不断快速壮大,下属区域门店越来越多。其费用报销管理难免有漏洞出现乱报销现象,导致报表数据不及时、数据不精准,严重影响集团财务报表合并和信息披露。通过建立费用报销分析管理,可以轻松的对整个工作流中数据的提取、汇总,实时生成各种报表。同时报销费可按时间/门店/部门/事项为分类进行汇总再次审核,检查虚报、高报或未授权批准的单据凭证,查处不合规的报销对象,及时处理不实报销的问题得到及时解决。

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与多类系统无缝对接,提升企业财务执行效率

支持集团费用报销管理与银企直联接口、AShare、FAS系统的无缝对接,实现集团资金集中支付、记账凭证的抛账、审批信息抛回的监督和管控。对已经完成的费用报销流程审批的,自动进入付款资源池内进行集中支付和管理。同时在系统中能够归集员工姓名、身份证号、银行账号等信息,与银企直联对接后可批量转账,大幅减少出纳的工作量,在财务处理环节,只需要设置财务科目等基础数据映射,即可完成配置,自动生成记账凭证凭证,大大提升财务执行效率,降低支付风险。

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